Réglementation sur les systèmes de caisse

Quelles sont les obligations des commerçants en matière de caisse enregistreuse ? Depuis le 1er janvier 2018, la loi de finances de 2016 a instauré de nouvelles obligations pour les commerçants en matière d’encaissement de leurs clients. La CCI répond à vos questions sur ce sujet central de votre activité.

Cette loi a été rebaptisée « loi anti-fraude » car tel est bien son objectif. Elle doit rendre impossible le fait de soustraire des paiements en espèces des recettes de la compatibilité, sans laisser de traces.

Tous les commerçants assujettis à la TVA, qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse.

Pour être clair, cela exclut pour le moment :

• Les entreprises relevant du régime fiscal de la franchise en base de TVA, notamment les micro-entrepreneurs
• Les commerçants qui utilisent le papier et le crayon
• Les opérations exonérées de TVA

Attention

• le fichier excel est une solution informatisée : les commerçants qui les utilisent ont l’obligation de s’équiper d’un système aux normes
• si vous avez eu un système informatisé dans votre commerce, nous vous déconseillons de revenir au papier crayon pour vous soustraire à la loi ! Si les services de l’Etat parviennent à prouver ce revirement, votre bonne foi ne pourra plus être retenue.

Les matériels visés sont ceux, informatisés ou pas, qui permettent d’enregistrer des opérations d’encaissement. Ils intègrent notamment :

• Les caisses autonomes ou enregistreuses : ce sont des systèmes qui ne peuvent pas être reliés à un système centralisateur
• Les systèmes reliés à un système informatisé : ils sont capables d’enregistrer, de sécuriser et d’archiver les données d’encaissement en temps réel
• Les logiciels sur des PC, qu’ils soient ou non en réseau : ils permettent l’enregistrement, la sécurisation, l’archivage des données d’encaissement, mais aussi la prise en charge de fonctions comptables et de gestion
• Les instruments de pesage disposant d’une fonction de mémorisation des opérations d’encaissement