Comment rendre ses réunions plus efficaces ?

Publié le 06 mars 2018

Etape essentielle de nos vies professionnelles, les réunions sont bien souvent mal menées ou mal organisées. Il existe des solutions pour y remédier.

C’est à la mode dans les start-up californiennes

Méditer

Pour maintenir l’attention de vos collaborateurs, rien de tel qu’un ‘mindfullness‘, une forme de méditation avant d’évoquer les grands sujets en réunion. Même Google pratique cette méditation avant les réunions…

Des réunions propices aux échanges

Faire ses réunions en marchant...

Chaque soir, Brigitte Macron emmène ses collaborateurs dans les rues de Paris. Une manière de débriefer la journée à adapter à vos réunions : les réunions en marchant à l’extérieur du bureau sont propices aux échanges, à d’autres réflexions. Des études ont montré qu’elles avaient un bienfait sur la créativité, même si évidemment, elles ne sont possibles qu’en petit comité.

Des réunions plus courtes, plus efficaces

Ou tout simplement debout

Bienvenue aux stand-up meeting, des réunions ‘debout’. Avantage, celles-ci sont plus courtes et plus efficaces. L’office flamand de l’emploi et la formation professionnelle en réalise une tous les matins à 8h45 : en cercle, les membres de l’équipe s’envoient une peluche l’un à l’autre et chacun prend la parole quand il la reçoit. Chacun répond à trois questions : qu’ai-je fait hier ? , que vais-je faire aujourd’hui ? et quels sont les problèmes que je rencontre ?

Renforcer la cohésion du groupe et la créativité

Penser 'teambuilding'

Pour les réunions plus exceptionnelles, rien de tel qu’un peu de teambuilding pour renforcer la cohésion des troupes et leur créativité. D’autant que dans notre région, les propositions ne manquent pas. A Lesquin, par exemple, Immers’iv vient d’ouvrir ses portes. On peut y piloter des Mirages 2000 en réalité virtuelle avant d’entrer dans des salles de réunions dans de meilleures dispositions d’esprit.

Cherchez des lieux où vous réunir autrement

Changer d'air

Et si finalement, le pire défaut de la réunion, c’était la routine ? Toujours au même endroit, à la même heure… Innovez et cherchez des lieux où vous réunir autrement. Café ou restaurant tendance autour d’un repas avec des aliments originaux, dans une salle de cinéma, dans un spa, toutes les idées sont à étudier selon le nombre de personnes et le type de réunion que vous souhaitez.

Connaissez-vous le Pecha Kucha ?

Créer une dynamique

Le Pecha Kucha est une forme de réunion très dynamique. Chaque participant qui porte un projet a six minutes et quarante secondes pour commenter 20 images qui restent affichées chacune pendant 20 secondes. De quoi créer une dynamique !

Jean-Marc Duriez, SIADEP

‘Selon moi, 90 à 95% des réunions sont inutiles‘. Au pays de la réunionite aiguë, Jean-Marc Duriez, directeur des formations entreprises au SIADEP, n’y va pas par quatre chemins : les réunions sont bien souvent improductives et la seule décision qui en ressort, ‘ c’est la date de la suivante !’.

Le SIADEP propose des formations de deux jours sur le sujet. Les groupes n’excèdent pas huit personnes et le formateur part toujours d’un training pour amener vers les apport théoriques. ‘Sans approche professorale’.

Qu’y apprend-t-on ? Notamment la base de toute réunion : ‘La première étape, c’est de la préparer. Quels résultats j’en attends ? Donc, ce n’est pas la peine d’avoir un ordre du jour trop long pour se rassurer…. Mieux vaut traiter les trois bons sujets que quinze inutiles’. Evidemment, l’art d’animer une réunion tient aussi une place essentielle dans ces deux jours de formation : ‘Une réunion se cadre dès la première minute, sinon, vous laissez libre cours à tous les échanges. Nous apprenons aussi à reprendre la main dans les débats, les postures à prendre, etc.’

Le SIADEP accueille plus de 10 000 personnes par an (dirigeants, cadres, agents de maîtrise, employés, ouvriers, demandeurs d’emploi, étudiants et apprentis).