Comment bien sélectionner son prestataire digital ? 

FG Partenaire Prévention souhaitait créer un logiciel de traitement des Ressources Humaines et de la Santé et Sécurité au Travail couplée à une plateforme de gestion documentaire sur mesure. Dans le cadre d’un accompagnement ‘booster numérique’ pris en charge entièrement par le Conseil régional et le Feder, la CCI a aidé cette entreprise à préparer un cahier des charges, afin de se poser les bonnes questions et de trouver le bon prestataire informatique.

Accompagner les entreprises en matière de santé et sécurité au travail, c’est le cœur de métier de FG Partenaire Prevention. Une activité qui passe par de l’accompagnement juridique, de la veille règlementaire, des audits, de la rédaction de documents d’ordre règlementaire (RH, SST…), etc. Soit énormément de documents !

Au vu de l’augmentation croissante des obligatoires et des documents associés, je souhaitais passer à l’étape supérieure : j’avais donc besoin de développer une plateforme de gestion documentaire qui puisse non seulement indexer facilement les documents, les générer à la volée, les faire évoluer tout en les rendant accessibles aux clients sur une plateforme ergonomique la plus complète possible et surtout participative, explique Guy FIECHA, le gérant de l’entreprise basée à Fontenelle en Thiérache.

De la refonte du site au développement d’un logiciel spécifique

Yann Moreira, conseiller entreprises numérique à la CCI, l’a alors accompagné pas à pas dans le montage du cahier des charges, qui portait à la fois sur la refonte du site internet mais également le développement d’un logiciel spécifique. 

Dans mon cas particulier, le critère numéro 1 était de déjà faire comprendre mon métier : il a donc fallu traduire mes objectifs en besoins sur le cahier des charges, afin que les prestataires consultés disposent bien de l’ensemble des éléments et de la compréhension des attendus du projet.

Au fil des rendez-vous, le document a pris forme, avec les différents modules attendus, les arborescences, les dossiers, les exigences pour respecter le règlement général sur la protection des données (RGPD), les notions d’archivage et de stockage mais aussi d’indexation…

Le piège aurait été d’aller dans n’importe quel sens, d’aller chercher les informations sur le web mais grâce à cet accompagnement, j’ai été en mesure de prendre en compte toutes les fonctionnalités attendues et de les synthétiser, résume le chef d’entreprise. Yann Moreira a été formidable, j’ai adoré travailler avec lui.

Est ensuite venue la phase de diffusion de ce cahier des charges auprès de différents prestataires, afin qu’ils puissent répondre à cette sorte d’appel d’offres de service et de prix.

Là encore, le conseiller m’a orienté vers des entreprises locales, en s’assurant que les candidats étaient en phase avec la demande, et qu’ils détenaient les compétences et les connaissances nécessaires au développement du projet, se réjouit Guy FIECHA.

C’est finalement MaSolutionIT avec Olisys & Olihost, entreprise basée à Soissons, qui a proposé la meilleure offre et qui a proposé une vraie solution « métier ». L’entreprise a développé le logiciel sur mesure et fournit désormais non seulement l’hébergement de données sensibles dans le cloud, mais également l’hébergement des données du logiciel via un data center basé dans l’Aisne.

Guy FIECHA a non seulement trouvé le bon partenaire mais il gagne aujourd’hui un temps précieux, grâce à cet outil qui assure la veille réglementaire, tout en étant évolutif et participatif.

Sans avoir fait appel à la CCI, ce projet n’aurait certainement pas été aussi réussi !

Vous aussi, vous êtes une TPE et avez un projet de digitalisation d’une partie de votre activité ?

La CCI peut vous accompagner dans l'élaboration de cahier de charges afin de vous aider à choisir une agence ou un freelance

.... qu'il s’agisse de développer un logiciel ou un site internet, de renforcer votre visibilité via le SEO ou SEA (référencement naturel ou référencement payant),...

Le dispositif, d’une valeur de 1.200 euros est 100 % pris en charge jusqu’au 31 décembre pour les entreprises n’ayant jamais bénéficié de la gratuité d’un accompagnement Booster.
Ou 150 € HT pour les entreprises ayant déjà bénéficié d’un booster entre mars 2020 et décembre 2021.

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