Comment faire face à un contrôle Urssaf ?

Comment se déroule le contrôle Urssaf ? Quelle conduite adopter ? Quels sont vos droits et vos obligations ?
Le point sur ce moment toujours délicat dans la vie d’un chef d’entreprise.

Qui peut être contrôlé ?

Que vous soyez employeur, personne morale ou physique, privée ou publique, travailleur indépendant, micro-entreprise ou personne versant des cotisations au régime général, vous pouvez faire l’objet d’un contrôle Urssaf.

L'objet du contrôle...

Dans notre système basé sur du déclaratif, le contrôle s’assure du respect de la réglementation. L’Urssaf peut ainsi vérifier les trois dernières années civiles d’activité, en plus de l’année en cours. Le contrôle est de plus en plus encadré, ce qui permet à la fois de renforcer les droits du dirigeant et les obligations de l’Urssaf à l’égard du chef d’entreprise. En résumé, le contrôle est plus axé sur la pédagogie que sur la sanction, il est même possible qu’il n’opère pas de redressement sur les anomalies détectées, comme les cotisations sociales par exemple. Reste que l’argent dû sera évidemment réclamé.

Quelles sont les procédures de contrôle ?

Deux types de contrôle par les inspecteurs sont possibles :

  • le contrôle sur place dans les locaux de votre entreprise : l’inspecteur pourra réclamer toutes les pièces qui lui semblent nécessaires, sans pour autant aller les chercher par lui-même. Il est fortement conseillé au chef d’entreprise d’être présent, et d’appeler en renfort l’expert-comptable bien sûr.
  • le contrôle sur pièces à distance, avec une liste des documents à fournir, comme les rémunérations, les frais professionnels, les attestations Urssaf, les cotisations de sécurité sociale, etc.

NB : Les documents et justificatifs nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations doivent être conservés pendant six ans.
Les salariés, sous-traitants et fournisseurs de l’entreprise peuvent être auditionnés, en l’absence du dirigeant mais devront faire l’objet d’un procès-verbal pour être valables. L’inspecteur ne peut pas circuler librement dans l’entreprise et interroger les collaborateurs, sauf autorisation expresse du chef d’entreprise.

Comment est-on informé du contrôle ?

L’organisme du recouvrement est tenu de communiquer un avis de contrôle, au minimum 15 jours avant la date de la première visite de l’inspecteur, « par tout moyen permettant de rapporter la preuve de la date de sa réception. » Si cet avis n’a pas été envoyé, toute la procédure de redressement qui pourrait être opérée par la suite sera nulle.

Bon à savoir : l’avis comporte l’adresse électronique où la charte du cotisant contrôlé peut être consultée : elle contient des dispositions qui sont opposables à l’Urssaf.

Combien de temps dure le contrôle ?

Pour les moins de 11 salariés et les travailleurs indépendants, le contrôle ne pourra excéder 3 mois entre le début du contrôle et la lettre d’observation. Pour les autres entreprises, aucun délai n’est indiqué. Attention, si le chef d’entreprise met un obstacle au contrôle ou si les documents sont par exemple inexploitables, la notion de délai maximum disparaît.

 

Quels documents peuvent-être demandés ?

L’inspecteur peut demander tous les documents qui lui semblent nécessaires. Il peut également demander que les pièces soient classées d’une certaine manière.

L’Urssaf peut également procéder à des opérations de contrôle automatisé, en ayant recours à votre matériel informatique. Le chef d’entreprise dispose d’un délai de 15 jours pour s’y opposer mais doit proposer des copies de documents, copies qui seront obligatoirement détruites avant l’engagement de la mise en recouvrement.

Est-on prévenu en cas de contrôle pour travail dissimulé ?

En cas de travail illégal, c’est-à-dire non déclaré, le contrôle peut être effectué sans avis préalable.

Que risque-t-on ?

Jusqu’en 2016, le chef d’entreprise risquait des peines d’emprisonnement mais désormais la sanction se limite à des amendes, qui peuvent quand même être « salées », surtout en cas de travail dissimulé (ou travail au noir) ou de redressement des cotisations sociales.

 

Informations recueillies lors des ateliers co-organisés avec la Matmut, partenaire de la CCI Grand Lille.

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